Le fonctionnement de l'ASL et le rôle de chacune des parties prenantes

Une Association Syndicale libre (ASL) regroupe les propriétaires compris dans le périmètre du lotissement autour d’une mission commune : la gestion, l’administration et l’entretien des espaces et équipements collectifs. Pour comprendre son fonctionnement et l’optimiser, il est important d’identifier les rôles, les missions et les responsabilités de chaque partie prenante impliquée dans l’organisation de l’ASL.

Les propriétaires

Les propriétaires des lots compris dans le périmètre de l’ASL deviennent automatiquement membres de celle-ci dès la signature de leur acte d’achat. Ils participent à la gestion et l’entretien des espaces et équipements communs de façon plus ou moins directe.

Ils participent aux prises de décisions lors des assemblées générales (AG) en discutant et en votant les résolutions à l’ordre du jour. Ils doivent également s’acquitter des cotisations, dont le montant est fixé lors des AG, afin de financer la gestion des infrastructures collectives et l’administration de l’association. La répartition des droits de vote et des charges de participation aux cotisations sont définies dans les statuts.

Dans certains cas, les colotis sont également mis directement à contribution pour l’entretien de certains biens collectifs. Certaines ASL, pour faire des économies, demandent aux propriétaires, en fonction de leurs compétences, de participer à la maintenance des espaces verts ou des bassins de rétention par exemple.

Le président de l'ASL

Les propriétaires élisent les membres du bureau, l’organe bénévole de gouvernance de l’association syndicale libre, et notamment un président. Ce dernier est le représentant physique de l’organisation.

Il doit s’assurer que l’association respectent ses obligations légales, notamment que les statuts respectent l’ordonnance du 1er juillet 2004 et qu’elle a bien souscrit à une Assurance en Responsabilité Civile pour ses espaces et équipements communs.

Il supervise également la gestion quotidienne des affaires de l’ASL et veille à la bonne exécution des décisions prises lors des assemblées générales.

Les membres du bureau

Pour l’aider dans la gestion et l’administration de l’ASL, le président est entouré d’autres membres bénévoles, élus par les colotis. Ils forment ensemble le bureau. Sa composition ainsi que la durée des mandats sont définies dans les statuts. Généralement, on y retrouve le président, le trésorier et le secrétaire, qui sont mandatés pour une durée de trois ans renouvelables.

Le bureau a pour mission d’assurer toute la gestion financière et administrative de l’association syndicale libre.

Gestion administrative

Au niveau administratif, le bureau doit organiser les assemblées générales de l’ASL. Elles réunissent tous les colotis au moins une fois par an afin de discuter et voter les différentes résolutions portées à l’ordre du jour.

Une AG extraordinaire peut être convoquée pour des décisions importantes, comme des achats, des ventes, des emprunts ou des modifications des statuts. Si plus de la moitié des membres le demandent par écrit, le Président doit convoquer une AG dans le mois.

Les convocations sont envoyées au moins quinze jours avant la réunion, indiquant la date, le lieu, l'heure et l'ordre du jour. Un procès-verbal (PV) est ensuite envoyé à chaque membre et archivé dans un registre spécial, accessible à tous les colotis. Le PV d’AG est très important car il permet de fournir les preuves juridiques des décisions prises par les propriétaires.

Pour gérer les espaces et équipements communs, l'ASL peut engager des prestataires et souscrire à des contrats d’assurance ou d’entretien. Le bureau doit gérer ces contrats, leur renouvellement ou résiliation, et justifier de certaines obligations légales, comme l’assurance en responsabilité civile, en cas de dommages causés à des tiers.

Enfin, le bureau doit tenir à jour le registre des membres de l’association, et donc le modifier en cas de transfert de propriété portant sur un bien compris dans le périmètre de l’ASL.

Gestion financière

La pérennité du lotissement dépend d'une gestion saine des comptes de l'ASL pour couvrir les charges courantes et imprévues, ainsi que les améliorations d'équipements.

Le budget annuel de l'association, destiné à financer ses objectifs, est proposé par le bureau et approuvé par les colotis lors de l'AG. Il fixe le montant nécessaire pour couvrir les dépenses et influe sur les appels de fonds complémentaires si nécessaire. Les recettes annuelles doivent couvrir les frais généraux d'entretien et de fonctionnement des infrastructures communes.

En fonction du besoin de financement, le bureau transmet à tous les membres un appel de fonds en respectant la répartition prévue dans les statuts.

Les cotisations peuvent être supérieures aux charges réelles pour maintenir un fonds de roulement suffisant, assurant ainsi une gestion sereine de l'ASL.

Le bureau doit donc s’assurer que tous les colotis ont bien réglé leur appel de fonds et les relancer si besoin.

Les comités spécialisés

Certaines associations syndicales libres élargissent le nombre de membres présents dans le bureau, en créant des comités spécialisés. Ils s’occupent de tâches spécifiques afin de mieux structurer et se répartir les missions au sein de l’ASL. On peut retrouver des comités spécialisés dans l’organisation des événement du quartier, dans la sécurité des résidents ou encore dans le développement technologique de l’association par exemple.

Le syndic professionnel

Il peut arriver que des syndics professionnels interviennent dans la gestion des ASL.

Il peut directement être mandaté par les colotis ou imposé en cas de carence de gouvernance.

Globalement, le syndic épaule le bureau ou prend en charge toutes ses missions. Il s’occupe donc de l’organisation des assemblées générales, de la gestion des contrats avec les partenaires, de tenir à jour les différents registres et de gérer le budget et les cotisations de l’ASL.

Faire appel à un syndic professionnel, n’est pas une décision à prendre à la légère pour les colotis. Même si cela représente un gain de temps non négligeable pour les membres du bureau, cela entraîne également une perte d’autonomie et une augmentation importante des charges et donc des cotisations de tous les colotis.

Les prestataires

Dans le cadre de l’entretien des espaces et équipements communs et de l’administration de l’association, les colotis et les membres du bureau peuvent faire appel à différents prestataires. Certains sont obligatoires comme l’assureur pour l’assurance en Responsabilité Civile ou le banquier pour la création du compte bancaire de l’ASL, mais d’autres sont optionnels et dépendent surtout de la nature des infrastructures à entretenir.

Certains contrats vont porter sur des prestations régulières ou des contrats d’abonnement comme les jardiniers pour les espaces verts, les contrats énergétiques pour l’eau et l’électricité, les frais bancaires et les assurances par exemple.

D’autres prestations seront de nature bien plus exceptionnelle, notamment pour des travaux inhabituels comme les réparations de voiries ou les coupes d’arbres par exemple.

Conclusion

Le bon fonctionnement d'une association syndicale libre repose sur la collaboration et l'engagement de toutes ses parties prenantes. Les propriétaires jouent un rôle actif en participant aux décisions lors des assemblées générales et en contribuant financièrement à l'entretien des espaces communs. Le président et les membres du bureau assurent la gestion quotidienne, tant administrative que financière, de l'association, veillant au respect des obligations légales et à la bonne exécution des décisions.