Maîtriser les charges au sein de l’ASL

En tant que membre de l’association syndicale libre, vous devez participer à la gestion et l’entretien des espaces et équipements communs du lotissement. Vous exprimez vos choix en participant aux assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, durant lesquelles vous votez pour ou contre les différentes résolutions proposées par le bureau, syndic bénévole qui administre l’ASL. Vous devez également répondre aux différents appels à cotisations, permettant à l’association de financer ses charges de fonctionnement.

Naturellement, une bonne gestion, mission récurrente du bureau, est primordiale pour limiter les coûts de fonctionnement, s’assurer de l’investissement du plus grand nombre des colotis, ainsi qu’une gestion simple et pérenne de l’ASL.

Comprendre les charges de l'ASL

Dans sa mission de gestion des espaces et équipements communs du lotissement, l’association syndicale libre doit faire face à différentes charges, obligatoires ou non, récurrentes ou ponctuelles.

La somme de ces charges est reportée dans le budget de fonctionnement, voté en AG ordinaire.

L’ASL a l’obligation de souscrire à une assurance en Responsabilité Civile, qui peut être complétée avec des assurances complémentaires telles que l’assurance risque dommage ou la protection juridique par exemple.

En complément des dépenses d’assurances, l’ASL, par l’intermédiaire de son président, peut contacter des contrats d’abonnement et d’entretien pour les infrastructures communes.

On peut citer notamment :

• Les contrats d’énergie pour les candélabres ou le compteur général d’eau
• Les contrats d’entretien des espaces verts ou des bassins de rétention des eaux de pluie

A ces dépenses récurrentes, vont également s’ajouter toutes les charges ponctuelles d’entretien, comme des travaux de voiries ou l’élagage des arbres, et les charges administratives comme l’envoi des courriers par recommandés ou l’impression des convocations et des procès-verbaux des assemblées générales par exemple.

De plus, les colotis peuvent se mettent d’accord, lors d’un vote, pour acquérir au nom de l’ASL du matériel, comme un barbecue ou une tondeuse à gazon. Ils peuvent également décider d’améliorer les infrastructures communes du lotissement, aux frais de l’association syndicale libre, en créant une aire de jeux sur les espaces verts ou un portail à l’entrée du lotissement.

Une mauvaise gestion aurait un impact néfaste sur le montant des cotisations, ce qui remettrait en question les décisions du bureau pouvant impacter la confiance que lui portent les colotis, poussant au désintérêt dans la gestion et donc pérennisation des espaces et équipements. Si l’ASL n’a pas la trésorerie nécessaire pour entretenir les infrastructures du lotissement, elles vieillissent et se délabrent, engendrant d’importants coûts de réparation.

Afin d’éviter le mécontentement des colotis, il faut veiller à ce que la répartition des charges ne créée pas d’inégalités ou de déséquilibres lors des appels à cotisations des membres de l’ASL.

Il est donc important de répartir équitablement les charges entre les membres de l’association syndicale libre, en prenant en compte l’usage de chaque coloti des équipements communs concernés. La répartition des charges de l’ASL est définie dans les statuts, et peut donc être modifiée en assemblée générale extraordinaire si nécessaire.

Outils de gestion financière pour les ASL

Il est nécessaire pour le bureau de l’ASL de chercher à optimiser la gestion budgétaire afin de réduire les coûts de fonctionnement et le temps consacré, garantissant ainsi un investissement plus simple et donc plus pérenne des colotis.

Le bureau peut donc proposer aux colotis, en assemblée générale, la mise en place de solutions digitales dédiées, permettant d’automatiser et simplifier les différentes tâches et missions inhérentes à la gestion financière de l’association syndicale libre.

Ces plateformes permettent au bureau, grâce aux automatisations et la centralisation des informations, de gagner un temps précieux mais également d’améliorer le partage d’informations avec l’ensemble des colotis.

En utilisant des outils spécifiques, qui permettent la remontée des informations de paiement des cotisations ou la relance par mail en un clic pour les impayés par exemple, les membres du bureau ont moins d’actions manuelles, évitant les potentiels oublis et erreurs, leur libérant un temps précieux, ce qui augmente la confiance et donc l’engagement de chaque membre de l’ASL.

Communication et transparence au sein de l’ASL 

Une gestion intelligente du budget de l’ASL et des missions qui en découlent, vont de paire avec une communication maîtrisée et une grande transparence du bureau envers les autres membres de l’association syndicale.

Évidemment, bien communiquer sur les différentes actions de l’ASL et sur l’évolution de son budget est une obligation pour le conseil syndical bénévole. En outre, cela permet de garder des colotis confiants et concernés par la gestion des espaces et équipements communs, de les rassembler autour de ce but commun évitant les éventuelles confrontations. 

Afin de limiter les éventuelles frictions et conflits, souvent dus à un manque de communication et de transparence, les membres du bureau doivent s’appliquer, lors de l’édition des convocations ou des procès-verbaux, à être le plus précis et exhaustif possible.

Le dialogue doit être régulier avec les colotis, ils doivent avoir accès aux informations souhaitées très simplement.

Pour cela, nous vous conseillons de créer une messagerie dédiée sur WhatsApp ou Messenger par exemple, et d’utiliser une GED (gestion électronique des documents) afin de stocker, centraliser et partager automatiquement tous documents en lien avec l’association syndicale libre.
Pour s’aider dans l’organisation rigoureuse des assemblées générales, le bureau peut également s’appuyer sur des plateformes dédiées comme ASL Community, qui automatisent l’édition et l’envoi des convocations et des procès-verbaux notamment.

Cas client et retours d'expérience

Pour illustrer nos propos, nous pouvons vous partager le cas d’un président d’une association syndicale libre qui nous a contacté pour trouver une solution de simplification pour la gestion de ses charges et fluidifiant le partage d’informations entre ses membres.

L’ASL existait depuis plus de quarante ans et malheureusement, il n’y avait aucune traçabilité des actions financières, des appels à cotisations et des différentes charges. De grosses dépenses étant à prévoir pour refaire les infrastructures vieillissantes du lotissement mais comme il n’y a jamais eu de réelle gestion budgétaire, aucun fonds n’étaient disponibles.

De plus, la répartition des charges prévue dans les statuts se faisait au prorata de la surface du terrain de chacun des colotis, provoquant des crispations et de la méfiance vis-à-vis des autres membres payant moins de charges que d’autres alors que l’utilisation des espaces et équipements communs était la même pour tous.

Nous avons donc, dans un premier temps, modifier et mis en conformité les statuts de l’ASL, en corrigeant la répartition des charges pour la faire passer comme suit : un logement = une part de cotisation.

Nous avons ensuite mis à disposition la plateforme ASL Community qui a permis en outre de réduire les coûts d’organisation des assemblées générales grâce à l’édition et l’envoi automatique par mail des convocations et procès-verbaux. Pour la première fois, les colotis ont pu avoir une vision globale sur l’état de trésorerie de l’ASL, les différentes dépenses et recettes, et commencer à prévoir des appels à cotisations supplémentaires pour provisionner les futures dépenses importantes pour les infrastructures.

Le mot du président : Vincent, président de l’ASL nous dit :

« En m’appuyant sur une plateforme dédiée et automatisant la gestion des charges de l’ASL, j’ai pu réduire les dépenses et communiquer sur l’état budgétaire avec les autres colotis. Cela a permis de leur redonner confiance en l’association et de les convaincre de la nécessité de prévoir des fonds de trésorerie supplémentaires pour prévoir les travaux futurs.

De plus, le tableau de suivi du recouvrement des cotisations m’a permis d’avoir une vision en temps réel sur la participation financière de chacun, évitant les oublis, et me permettant de les relancer en un clic.

Globalement, j’ai gagné un temps précieux, et maîtrise mieux mes charges et la gestion financière de notre ASL. »

Conclusion

Maîtriser les coûts de son ASL et sa gestion financière doit être la priorité du bureau. Les différentes charges et recettes doivent être validées par les membres de l’association et doivent apparaître dans les convocations et procès-verbaux d’AG.

Une mauvaise maîtrise des coûts peut avoir des répercussions à plus ou moins long terme, entraînant le mécontentement et la méfiance des colotis, leur désengagement et le délabrement des espaces et équipements communs, rendant leur entretien et réparation beaucoup plus coûteux.

Le bureau a un devoir de transparence auprès des colotis et doit s’appuyer sur une bonne communication pour les informer et les investir au maximum dans la gestion des infrastructures de façon pérenne.