Gestion simplifiée des ASL : par où commencer ?

Selon l’article R 442-7 du code de l’Urbanisme, l’aménageur a l’obligation de créer une association syndicale libre afin de lui transférer la propriété, la gestion et l’entretien des espaces et équipements communs du lotissement. L’ASL est quant à elle régie par l’ordonnance du 1er juillet 2004 qui définit notamment le périmètre, la durée de vie ainsi que les conditions d’adhésion à l’association.

Les étapes de création de l’association syndicale libre

La création d’une association syndicale libre se fait en plusieurs étapes. C’est un processus qui nécessite une certaine vigilance et discipline afin de garantir aux colotis un cadre juridique stable et une gestion pérenne.

La rédaction des statuts

La première étape de constitution d’une ASL débute par la rédaction de ses statuts. Les statuts sont les bases fondatrices de l’organisation et du fonctionnement de l’association. Leur rédaction nécessite la plus grande vigilance afin de garantir l’équité au sein du lotissement mais aussi et surtout une mise en application simple dans le temps.

Les statuts doivent être adaptés aux spécificités de l’opération afin de sécuriser le cadre juridique et garantir la bonne gestion et administration de l’ASL.

Une fois les statuts rédigés, ils doivent être déposés en préfecture afin d’être enregistrés. Pour terminer la constitution de l’ASL, une publication des statuts contenant la date de la déclaration, le nom, l’objet et le siège de l’association sera effectuée au Journal Officiel.

L’acte de transfert

L’aménageur a l’obligation de transférer les espaces et équipements communs du lotissement à l’ASL nouvellement créée. Cette mutation de propriété, à titre gratuit, se fait par le biais d’un acte de transfert, notarié, soumis à publicité foncière.

Cet acte de transfert doit comporter :

• L’identification des parties à l’acte, soit l’aménageur et le représentant de l’ASL
• Le détail des biens objets du transfert
• Les éventuelles servitudes, dont la seule mention dans les statuts ne suffit pas. 

Ce transfert peut se faire avant la réalisation des travaux différés ou après l’achèvement complet des espaces et équipements communs.

La gouvernance provisoire

Pour s’occuper de la gestion de l’association syndicale libre en attendant que la majorité des lots soit vendue, et que la première assemblée générale constitutive soit organisée, l’aménageur désigne un président provisoire.

Le président provisoire sera notamment chargé de souscrire une assurance en Responsabilité Civile couvrant les espaces et équipements communs, et d’organiser et tenir l’assemblée générale constitutive dont nous parlerons dans la partie suivante.

Généralement, la gouvernance provisoire est définie dans les statuts de l’ASL.

Plusieurs choix de président s’offrent alors au lotisseur :

• Prendre lui-même en charge la présidence provisoire, ce qui mobilise une ressource interne mais surtout peut donner le sentiment qu’il est juge et partie,
• Déléguer la présidence provisoire au premier acquéreur du lotissement, ce qui fait courir le risque qu’aucune démarche ne soit réalisée par laxisme ou méconnaissance,
• Externaliser la présidence à un tiers spécialisé, ce qui semble être la solution la plus adaptée, mais dont il faudra prévoir le coût.

Première AG constitutive

Comme dit précédemment, le président provisoire doit organiser la première assemblée générale constitutive afin d’élire les membres du bureau qui prendront le relais de la gouvernance de l’association syndicale libre.

Dans un premier temps, le président doit envoyer, en respectant les modalités définies dans les statuts, une convocation pour l’AG à tous les membres de l’ASL en y indiquant les résolutions qui seront soumises au vote, notamment la mise en place de la nouvelle gouvernance, la validation du budget et du budget prévisionnel de l’association.

La mission du président provisoire prend fin une fois le procès-verbal de l’AG envoyé à tous les colotis.

L’accompagnement des colotis

Une fois le bureau et le président de l’association syndicale libre élus, l’aménageur devra les accompagner quelques temps. Généralement, les colotis ont une connaissance limitée de l’ASL, son fonctionnement et son organisation. Il faut donc prendre le temps de les accompagner sur les aspects techniques, financiers et juridiques afin de leur permettre de mettre leur ASL sur de bons rails, garantissant ainsi une gestion pérenne de l’association.

Transformer la contrainte en opportunité commerciale

La gestion des ASL par le lotisseur peut donc, dans la majorité des cas, s’avérer chronophage, nécessitant une ressource interne dédiée maîtrisant les aspects techniques et juridiques.

Pourquoi externaliser la gestion de ses ASL ?

Le lotisseur peut décider d’externaliser toute ses activités liées à ses associations syndicales libres pour en simplifier la gestion et réduire les contraintes qu’elles peuvent amener.

Externaliser l’administration des associations syndicales évite notamment de mobiliser une ressource interne dédiée et spécialisée, devant en maîtriser tous les aspects. Ces ressources sont rares, et doivent souvent être formées pour posséder toutes les connaissances nécessaires. De plus, internaliser l’administration des ASL peut laisser croire que vous êtes juge et partie, ce qui peut cristalliser le mécontentement de vos clients, qui ne manqueront pas de vous faire remonter tous les problèmes rencontrés sur le lotissement.

Par ailleurs, faire appel à des spécialistes pour la constitution et mise en place de vos ASL, peut également être un argument commercial auprès des mairies. Le lotisseur garantit ainsi la mise en place d’une ASL en conformité, permettant une gestion autonome et pérenne du lotissement. Certains spécialistes vont plus loin en mettant à disposition des colotis des outils de gestion mais aussi des espaces d’échange facilitant la création de liens sociaux.

Globalement, externaliser les obligations relatives aux ASL permet à l’aménageur, et ses collaborateurs, de se concentrer sur leur cœur d’activité, là où leur valeur ajoutée est la plus forte.

Quelles solutions existent pour simplifier la gestion de vos ASL ?

Plusieurs solutions existent pour accompagner le lotisseur dans la mise en place de ses associations syndicales libres.

Pour la partie création de l’ASL, il peut déléguer, moyennant rémunération, la rédaction des statuts et leur enregistrement ainsi que le transfert des espaces et équipements communs à des notaires, des avocats spécialisés ou des juristes.

Pour la présidence provisoire, il peut désigner directement un syndic de copropriété professionnel, qui pourra continuer d’administrer et gérer l’ASL même après la première assemblée constitutive. Attention cependant, les coûts des syndics professionnels sont élevés et les colotis peuvent être mécontents de se voir imposer une solution coûteuse.

L’aménageur peut également externaliser la présidence provisoire auprès du notaire ou du géomètre-expert de l’opération. Cependant, l’accompagnement s’arrête généralement une fois la nouvelle gouvernance mise en place et ils ne sont pas spécialisés dans la gestion des ASL.

Une autre solution possible pour les lotisseurs est de faire appel à une entreprise spécialisée dans les associations syndicales libres, comme ASL Community, qui prend en charge toutes les étapes de création et d’administration. Nous nous occupons notamment de la rédaction personnalisée des statuts de l’ASL, en prenant en compte les spécificités de l’opération, puis de leur enregistrement et publication. Nous nous chargeons également du transfert des espaces et équipements communs avec le notaire de l’opération, vous permettant ainsi de vous délester des nombreux échanges nécessaires. Nous assurons la présidence provisoire, souscrivons à l’assurance en responsabilité civile et organisons la première assemblée générale constitutive durant laquelle le bureau est élu. Toutefois, notre accompagnement va beaucoup plus loin. Nous mettons ainsi à disposition des colotis notre plateforme de gestion spécialisée simplifiant et automatisant au maximum l’organisation des assemblées générales et le suivi budgétaire, en rendant accessibles les informations clés grâce à la centralisation des documents de l'ASL. Nous avons également créé des univers de partage de biens et de services entre colotis afin de créer du lien social au sein du lotissement. Évidement nous continuons d’accompagner les membres de l’ASL sur tous les aspects techniques, juridiques et financiers de l’association.