Les clés pour gérer son association syndicale libre efficacement

Gérer une Association Syndicale Libre (ASL) est une mission souvent complexe pour les membres bénévoles du bureau. Ils doivent organiser et piloter administrativement et financièrement l’entretien et l’amélioration des espaces et équipements communs tout en s’assurant que tous les colotis respectent le cadre juridique, défini dans les statuts. Ces missions, souvent chronophages peuvent, à moyen terme, épuiser le président, le secrétaire ou le trésorier.

Il est donc essentiel de baser l’organisation de l’association sur la rigueur et la collaboration. Une gestion efficace est primordiale pour assurer le bon fonctionnement de l’ASL, la satisfaction des colotis et continuer de bénéficier d’infrastructures collectives de qualité.

Maîtriser le cadre légal des associations syndicales libres

La gestion administrative de l’association syndicale libre repose majoritairement sur le respect du cadre juridique imposé à l’ASL et ses membres. Il est défini par l’ordonnance du 1er juillet 2004 et par le décret du 3 mai 2006. Ces textes de lois sont toutefois relativement souples et encadrent surtout le document qui détermine réellement les règles d’organisation et de fonctionnement de l’association, à savoir les statuts. Le président a d’ailleurs l’obligation de mettre en conformité les statuts par rapport à l’ordonnance de 2004 s’ils sont antérieurs à ce texte juridique.

Les colotis peuvent modifier les statuts pour les ajuster à leurs besoins spécifiques, assurant ainsi une mise en œuvre simplifiée et une gestion personnalisée des projets collectifs.

Bien définir le rôle des membres

La gestion de l’ASL nécessite la collaboration et l’investissement de tous ses membres. La réalisation des missions du bureau doit être rigoureuse, transparente et avec une vision sur le long terme. Les colotis, quant à eux, doivent s’investir dans les prises de décisions et la réalisation de certaines tâches qui pourraient leur être confiées.

Le rôle et les missions de chacun des membres du bureau doivent être clairement définis, notamment dans les statuts.

Les missions administratives

Concernant l’administration de l’association syndicale libre, les propriétaires bénévoles, généralement le président et le secrétaire, s’organisent et se répartissent les missions suivantes :

• La gestion des assemblées générales (AG), incluant l'envoi des convocations et des procès-verbaux, l'animation des débats, ainsi que le suivi et la comptabilisation des votes lors de la réunion.
•  La tenue à jour de la liste des membres de l’association
•  La gestion des différents contrats d’entretien et d’abonnement souscrits au nom de l’ASL
•  La mise en conformité des documents juridiques, notamment les statuts.

Les missions financières

Pour tout ce qui concerne la gestion financière de l’association syndicale libre, les membres de la gouvernance bénévole, généralement le trésorier, pilotent et établissent le budget et le budget prévisionnel, qu’ils font valider par les colotis. En fonction des factures des prestataires et des besoins de financement, ils transmettent des appels de fonds à tous les propriétaires, qui ont l’obligation de payer leurs cotisations. Le bureau doit donc s’assurer que tous les colotis sont à jour dans le recouvrement de leurs appels à cotisations, quitte à les relancer si nécessaire.

Favoriser la participation et l’implication des colotis

Encourager la participation active des adhérents permet de développer une gestion collaborative, et donc de soulager le bureau dans ses missions, parfois chronophages.

De plus, cela renforce leur engagement et leur satisfaction, participant à la création d’une communauté de voisins soudée et active.

La participation des propriétaires se fait évidemment au moment des assemblées générales, durant lesquelles ils peuvent discuter, partager leurs opinions et voter pour les actions de l’ASL. Elle peut également se faire de façon plus directe, lors de l’organisation de journée d’entretien des infrastructures collectives du lotissement, comme des journées jardinage et entretien des espaces verts, où lors de l’organisation d’événements moins formels comme la fête des voisins par exemple.

Une communication transparente

Pour faciliter la mise en place de cette gestion collaborative, qui repose principalement sur la rigueur des bénévoles du bureau et sur la participation des colotis, les propriétaires doivent faciliter le partage des informations en communiquant de façon transparente.

Établir une communication transparente et régulière

Les membres du bureau de l’ASL ont un devoir de transparence envers tous les autres colotis. Ils doivent les informer des différentes actions et démarches entamées au nom de l’association.

Pour simplifier les échanges d’informations, ils peuvent utiliser divers canaux de communication avec les colotis comme une messagerie interne, avec un groupe sur WhatsApp par exemple. Ils peuvent également utiliser une Gestion Électronique de Documents (GED) pour stocker, centraliser et partager les fichiers importants. L’accès instantané à ces documents pour tous évite au bureau de perdre des informations et d’être sollicité sans arrêt par tous les colotis.

Gérer les conflits dans l’association syndicale libre

La prévention des conflits est plus efficace que leur résolution. Établissez des règles claires et équitables et assurez-vous que tous les membres les comprennent et les respectent. Plus les statuts seront complets et faciles à mettre en application pour tous les propriétaires, moins ces derniers seront susceptibles de rencontrer des tensions et des différends.

Le bureau peut également mettre en place des sessions de médiation entre les adhérents pour aborder les différents sujets et contentieux. Cela permet de recueillir les avis des différentes parties afin de chercher des solutions équitables qui conviennent à tous.

Utiliser une plateforme dédiée

L'utilisation de logiciels de gestion dédiés peut grandement simplifier les tâches administratives et libérer un temps précieux aux membres du bureau.

Ces plateformes répondent aux principaux défis que rencontrent les membres du bureau dans la gestion et l’administration de leur association. Elles leur permettent notamment d’automatiser et simplifier les missions les plus chronophages, comme l’édition et l’envoi des convocations aux AG, les procès-verbaux et les appels à cotisations.

Elles intègrent la possibilité de voter en ligne les résolutions à l’ordre du jour pour les colotis en incapacité d’être présents le jour de l’assemblée générale, mais également une GED afin de rendre les documents importants accessible à tous.

Des solutions digitales proposent également des univers de partage simplifiant la mise en relation des résidents dans le cadre de partage de services, de matériels de jardinage ou de bricolage par exemple. C’est le cas d’ASL Community qui propose co-bio, co-services et co-partages, visant ainsi à renforcer la vie de quartier, promouvoir les échanges et créer une communauté dynamique et solidaire.