Définir les rôles lors de la création de l'ASL : l'aménageur et le président provisoire

Lors de la création de son lotissement, l’aménageur prend l’engagement de créer une Association Syndicale Libre (ASL), afin de lui céder les espaces et équipements communs de l’ensemble immobilier. Cette organisation regroupe tous les propriétaires d’un bien compris dans le périmètre de l’opération, afin de structurer et encadrer la gestion et l’entretien des infrastructures collectives. Cette association adopte, par défaut, un mode de gouvernance bénévole, dont les représentants sont des colotis, qui ont pour missions d’assurer la mise en place des décisions, validées de façon démocratique, par l’ensemble des propriétaires du lotissement.

Pour bien comprendre les étapes de création de ce type d’association, primordiales pour assurer sa pérennité et son efficacité, il est important dans un premier temps de maîtriser la répartition des rôles et missions de l’aménageur et du président provisoire.

Le rôle de l’aménageur lors de la création de l’association syndicale libre

Lors du dépôt de son permis d’aménager ou permis de construire auprès de la commune, l’aménageur prend l’engagement de créer une association syndicale libre afin d’organiser la gestion des biens collectifs de l’ensemble immobilier. Il est important de prévoir sa création et l’adhésion automatique des acquéreurs dès la signature de leur acte d’achat afin d’éviter des complications importantes par la suite.

La création juridique de l’ASL :

La première étape consiste à rédiger les statuts de l’ASL, en conformité avec les textes juridiques qui encadrent ces associations, à savoir l’Ordonnance du 1er juillet 2004 ainsi que le décret du 3 mai 2006. Les statuts définissent les règles d’organisation et de gestion. Ils sont propres à chaque association syndicale libre, s’adaptant aux spécificités de l’opération.

Leur rédaction doit être minutieuse pour s’assurer de leur conformité juridique et éviter les zones de flou potentiellement sujettes aux interprétations, tout en gardant une certaine souplesse pour simplifier leur mise en application par les bénévoles du bureau et les membres de l’association.

Une fois rédigés, ils doivent être déposés en préfecture pour validation avant d’être transmis au Journal Officiel des Associations, qui les publiera, officialisant définitivement la mise en place du groupement.

Le choix du président provisoire :

Lors de la création administrative, l’aménageur doit renseigner le président provisoire de l’association syndicale libre, nommé en attendant l’élection officielle des membres du bureau lors de l’assemblée générale constitutive, qui prennent le relais dans le cadre de l’administration de l’ASL.

Le lotisseur a plusieurs possibilités à sa disposition pour effectuer son choix :

• Se désigner lui-même : Cela lui permet de garder la main sur l’avancée du processus, néanmoins cela inclus la mobilisation d’une ressource interne dédiée. De plus, il se retrouve également juge et partie, pouvant provoquer la méfiance voire le mécontentement des colotis.
• Désigner le premier acquéreur : C’est souvent la solution de facilité, malheureusement le premier propriétaire intégré au collectif n’a quasiment jamais les connaissances nécessaires pour réaliser les missions qui lui sont imposées. La gestion de la structure n’étant, par ailleurs, pas sa priorité, les différentes démarches sont souvent mises de côté et non réalisées.
• Externaliser cette tâche à un professionnel non spécialisé tels que le notaire ou le géomètre-expert.
• Choisir un professionnel des ASL à qui la totalité du travail préparatoire sera déléguée, de la création de l’ASL jusqu’à la mise en place de la nouvelle gouvernance bénévole. Ce tiers de confiance sera le trait d’union entre l’aménageur et les futurs colotis.

Le transfert des espaces et équipements communs :

Dès lors que l’association existe d’un point de vue juridique, l’aménageur peut procéder au transfert des espaces et équipements communs. Il prend la forme d’un acte notarié soumis à publicité foncière. Il doit comporter :

• L’identification des parties à l’acte, à savoir l’aménageur et le représentant de l’ASL, donc le président provisoire.
• Relever en détail les biens objets du transfert.
• Relever les éventuelles servitudes, dont la seule mention dans les statuts n’est pas suffisante.

Le transfert à l’euro symbolique peut intervenir avant la réalisation des travaux différés, à condition que l’aménageur s’engage fermement à les achever dans les délais et selon le budget prévu au permis d’aménager, et qu’une garantie financière d’achèvement soit mise en place pour sécuriser l’ASL et ses membres.

Communication auprès des acquéreurs

La réussite de la création d’une ASL repose aussi sur la qualité de la communication menée par l’aménageur. Dès les premières étapes, il est essentiel d’informer clairement les colotis et futurs acquéreurs sur leurs droits, leurs obligations et le fonctionnement global de l’ASL.

Une communication transparente permet :

·      D’expliquer la finalité de l’ASL : gestion et entretien des espaces communs, préservation de la valeur du lotissement.

·      De rassurer les propriétaires : présenter les statuts, le rôle du président provisoire et les étapes à venir (assemblée générale constitutive, élection du bureau…).

·      D’anticiper les interrogations : coûts de fonctionnement, modalités de décision, obligations légales et responsabilités partagées.

En favorisant un dialogue clair et accessible, l’aménageur facilite l’adhésion des colotis au projet et prépare le terrain pour une transition harmonieuse vers la gouvernance bénévole de l’ASL.

Le rôle du président provisoire

Une fois nommé, le président provisoire doit lui aussi réaliser de nombreuses démarches, essentielles à la mise en place d’une administration pérenne de l’ASL et de ses espaces et équipements communs.

Signature de l’acte de transfert

Comme évoqué précédemment, la première mission du président provisoire est la signature de l’acte de transfert des infrastructures collectives. En tant que représentant temporaire du groupement, il est le seul à pouvoir acter ce transfert de propriété.

L’ASL devient alors propriétaire des espaces et équipements communs, et le président provisoire, ainsi que tous les autres membres, gestionnaires de ces biens.

Souscription aux contrats obligatoires

Maintenant que l’association syndicale libre est propriétaire des espaces et équipements communs, le président provisoire doit souscrire aux différents contrats obligatoires et essentiels. Il doit notamment contracter une assurance Responsabilité Civile pour protéger l’ASL et ses membres en cas de dommages causés à un tiers. Il lui revient, lorsque nécessaire, de souscrire les contrats d’abonnement en eau et/ou en électricité, indispensables au bon fonctionnement des infrastructures du lotissement.

Organisation et tenue de l’AG constitutive

L’Assemblée Générale (AG) constitutive marque officiellement la mise en route de l’ASL. Elle est convoquée et présidée par le président provisoire, dont le rôle est d’assurer que toutes les formalités soient transmises afin de donner à la structure une base solide.

Le président provisoire rédige et envoie les convocations à tous les membres du collectif, en respectant les délais prévus dans les statuts. Elles doivent présenter clairement les résolutions soumises au vote, notamment l’élection de l’équipe bénévole chargée de la gestion future et l’approbation du budget prévisionnel.

Une fois la réunion clôturée, il doit établir le procès-verbal, le transmettre à tous les colotis et l’archiver dans un espace partagé prévu à cet effet.

Passage de relai au bureau bénévole

L’assemblée générale constitutive marque la fin de la mission du président provisoire et le début du mandat de l’équipe élue. Toutefois, il doit accompagner les bénévoles, souvent novices, dans les premières démarches : ouverture du compte bancaire, reprise des contrats actifs, récupération des fonds détenus par le notaire, etc.

La solution ASL Community

Bien qu’il soit un acteur clé lors de la création d’une ASL et de la mise en place de sa gouvernance, le choix du président provisoire demeure délicat, chaque option comportant des contraintes importantes.

C’est pourquoi ASL Community vous apporte une solution sur mesure, sécurisant la création de vos ASL et accompagnant efficacement leurs membres dès les premières décisions.

Externaliser la présidence provisoire à ASL Community, c’est garantir une prise en charge complète et experte de toutes les étapes indispensables. Nos équipes spécialisées gèrent : rédaction de statuts adaptés, calcul du fonds de roulement, formalités administratives, organisation du passage notarié des biens partagés et mise en place de l’assurance responsabilité civile.

Vous bénéficiez ainsi d’un accompagnement complet, sans solliciter vos ressources internes.

ASL Community assure également la phase transitoire : organisation et animation de l’Assemblée Générale constitutive, installation du bureau élu et soutien pour ses premières démarches.

Grâce à une plateforme intuitive centralisant documents, suivi des décisions et outils collaboratifs, nous transformons une obligation réglementaire en un projet collectif structurant.

Conclusion

La création d’une ASL repose sur une répartition claire des responsabilités entre l’aménageur et le président provisoire. Le premier a pour mission d’initier et de sécuriser juridiquement l’association, de prévoir le transfert des espaces communs et d’informer les acquéreurs ; le second assure quant à lui la gestion transitoire de l’ASL, en veillant à sa mise en route opérationnelle jusqu’à l’élection du bureau bénévole. Chaque fonction contribue directement. à la bonne gouvernance de l’ASL et à la pérennité du lotissement.

En pratique, les missions liées à la création et au lancement d’une ASL requièrent une maîtrise juridique, administrative et organisationnelle que ni l’aménageur ni les colotis ne possèdent systématiquement. Confier la présidence provisoire à un expert tel qu’ASL Community constitue alors l’option la plus sûre et la plus efficiente.