Les convocations aux Assemblée Générale dans une ASL

L'Assemblée Générale (AG) est un moment très important dans la vie d'une Association Syndicale Libre (ASL). Elle permet aux membres de se réunir pour discuter et prendre des décisions au sujet de la gestion de l’association et des infrastructures communes qu’elle administre. L’ASL suit un modèle démocratique dans lequel chaque membre à un droit de vote pour valider ou non les résolutions proposées à l’ordre du jour.

Une assemblée générale se divise en trois étapes principales :

• La rédaction et l’envoi de la convocation
• La tenue de la réunion durant laquelle ont lieu les votes et les discussions
• La rédaction du procès-verbal et son envoi

La convocation à l’assemblée générale revêt une importance cruciale pour le bon déroulement des étapes suivantes. Il est donc essentiel de lui accorder une attention particulière afin d'assurer la participation des colotis et de garantir la légalité des décisions qui seront prises.

Le cadre légal à respecter

La convocation à l'assemblée générale est un document officiel qui informe les membres de la date, du lieu et de l'ordre du jour de la réunion. Pour garantir sa validité, il est impératif que les responsables de sa rédaction respectent les conditions légales en vigueur.

Les textes de lois

Les associations syndicales libres sont régies par l’ordonnance du 1er juillet 2004 complétée par le décret du 3 mai 2006. Ces textes juridiques sont relativement souples, notamment en comparaison avec le cadre légal de la copropriété, et permettent aux ASL de bénéficier de nombreuses libertés dans leur organisation et leur fonctionnement.

Elles bénéficient d'une grande souplesse dans la rédaction de leurs statuts, qui établissent véritablement le cadre juridique applicable à l'association, et définissent ainsi ses règles de gestion et d'administration, en particulier en ce qui concerne l'organisation des assemblées générales.

Les statuts précisent quelles résolutions doivent être soumises au vote lors d'une assemblée générale ordinaire et lesquelles nécessitent une validation en assemblée générale extraordinaire, tout en établissant les règles de quorum et de majorité qui s'appliquent.

Qui peut convoquer une AG

La gouvernance bénévole de l’association syndicale libre, communément appelée le bureau, doit organiser au minimum une assemblée générale par an. Certains statuts prévoient la tenue de cette réunion lors d’une période précise, comme le premier trimestre de l’année par exemple.

Les membres du bureau ont pour mission de transmettre les convocations à l’assemblée générale, de tenir et présider la réunion ainsi que d’envoyer le procès-verbal et l’appel à cotisation.

Généralement, les statuts des ASL prévoient également l’obligation pour le président d’organiser une assemblée générale quand la demande lui est faite par la majorité des membres de l’association. Les colotis peuvent également transmettre les résolutions à ajouter à l’ordre du jour de ce rassemblement. Selon les statuts, un délai maximum peut être imposer au bureau entre le moment où la demande a été réceptionnée et le jour de l’AG.

Les modalités d’envoi des convocations

L’envoi des convocations pour l’assemblée générale est soumis à certaines obligations pour le bureau.

La convocation doit être transmise au minimum dans un délai de quinze jours avant la tenue de l’AG, parfois plus en fonction des statuts. Ces derniers définissent aussi les modalités d’envoi, généralement par courrier recommandé avec accusé de réception, par voie électronique avec confirmation de réception, ou remise en main propre contre signature. Les membres du bureau doivent s’assurer de la bonne réception de ce document par tous les colotis pour éviter les potentielles contestations.

Les statuts définissent un délai souvent de huit jours, durant lequel les colotis doivent communiquer au bureau leurs potentielles demandes de rajout de résolutions à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Le contenu de la convocation

Une convocation bien rédigée et envoyée dans les délais peut donc prévenir des contestations et assurer une meilleure participation des membres.

La préparation en amont du bureau

En général, les bénévoles membres du bureau se réunissent en amont de la rédaction de la convocation pour fixer la date et le lieu de l'assemblée générale.

La date et l’horaire choisis doivent convenir au plus grand nombre et prendre en compte les périodes durant lesquelles les colotis sont souvent indisponibles comme les horaires de travail ou les périodes de vacances par exemple.

Le bureau se réunit également pour discuter des résolutions à inclure à l'ordre du jour, examiner la situation budgétaire depuis la dernière assemblée générale, et préparer le budget prévisionnel à soumettre aux colotis, en détaillant les recettes et les dépenses à venir.

La rédaction de la convocation

La convocation doit être rédigée de manière claire et concise. Elle doit inclure toutes les informations nécessaires et être accompagnée des documents pertinents.

Le bureau doit obligatoirement intégrer dans la convocation plusieurs éléments.

• Les informations générales de l’assemblée générale comme la date, l’heure, le lieu ou le lien de connexion si la réunion se tient en distanciel. Il peut aussi annoncer le président et le secrétaire de séance.
• L’ordre de jour avec la liste de toutes les résolutions à aborder et faire voter
• L’état budgétaire de l’ASL listant les dépenses et recettes depuis la dernière AG avec l’état actuel de trésorerie
• Le budget prévisionnel, avec les dépenses et recettes prévisionnelles prévues pour l’année à venir, qui déterminera le montant de l’appel à cotisations pour tous les membres.

La convocation peut également inclure un bilan du recouvrement des appels de fonds de l'ensemble des colotis, permettant ainsi de vérifier et d'informer en toute transparence, les propriétaires sur le statut des paiements de cotisations par chacun.

Enfin, des documents peuvent être joints à la convocation pour apporter des informations supplémentaires aux résolutions, aux budgets et faciliter la participation des colotis. Généralement, le président envoie, avec la convocation, les devis des différents contrats à valider pour le budget prévisionnel, des lettres d’informations de la commune ou des prestataires ou encore des modèles de mandats pour donner pouvoir à un tiers lors de l’AG.

Conséquences d’une convocation irrégulière à une AG

En cas de non-respect des obligations qui encadrent la rédaction et l’envoi de la convocation, les décisions prises lors de l'AG sont considérées comme invalides et peuvent donc être annulées, ce qui peut entraîner des retards et des complications pour l'ASL. Dans les pires cas, les colotis peuvent intenter une action en justice contre le bureau pour dénoncer sa mauvaise gestion.

L’organisation de l’assemblée générale peut donc être repoussée ultérieurement, rallongeant les délais pour la mise en œuvre des décisions qui doivent être votées. Cela peut entrainer des répercussions plus ou moins importantes pour l’ASL et la gestion de ses espaces et équipements communs.

Enfin, une convocation irrégulière peut également faire émerger des conflits entre les colotis et le bureau, détériorant la confiance accordée aux propriétaires envers le président, le secrétaire et le trésorier et pouvant aller jusqu’à paralyser les décisions et actions de l’association syndicale libre.

Conclusion

La convocation des assemblées générales au sein d'une association syndicale libre est une étape cruciale qui nécessite rigueur et respect des obligations légales. Elle assure non seulement la validité des décisions prises mais aussi la participation active et informée des colotis. Un processus bien structuré, respectant les délais et les modalités d’envoi, ainsi qu’un contenu clair et exhaustif, sont essentiels pour prévenir toute contestation et garantir le bon fonctionnement de l'ASL.