Assemblée générale en ASL : Bien préparer la réunion 10 points clés

Le bureau, dans le cadre de la gestion et de l’administration de l’Association Syndicale Libre (ASL), doit rassembler, au minimum une fois par an, tous les propriétaires lors d’une assemblée générale (AG). Durant celle-ci, les colotis vont débattre, discuter et voter des résolutions au sujet du pilotage de l’association ainsi que de l’entretien des espaces et équipements communs.

Pour les membres bénévoles de la gouvernance, une préparation minutieuse est essentielle pour garantir le bon déroulement de la réunion, et donc favoriser les prises de décisions des colotis et leur investissement.

Préparer les informations générales de l’assemblée générale

L’organisation de l’assemblée générale d’une ASL débute par l’envoi des convocations à tous les membres de l’ASL. Généralement, les bénévoles du bureau se rassemblent en amont afin de préparer les informations générales de l’AG, et les différentes composantes, notamment l’ordre du jour et le budget prévisionnel qui seront présentés lors de la réunion.

Le bureau devra toutefois faire attention à bien respecter les délais légaux d’envoi des convocations, définis dans les statuts de l’association syndicale libre, généralement de 15 jours minimum avant la tenue de l’assemblée générale.

Définir la date et l’heure de la réunion

La première étape est de sélectionner, une date et une heure qui conviennent à la majorité des membres afin de favoriser une participation maximale. Il faut évidemment éviter les périodes de vacances et les jours fériés. Le président peut également communiquer la date de l’AG bien avant l’envoi de la convocation pour que les colotis puissent s’organiser en conséquence et assurer leur présence. L’assemblée générale peut également être organisée lors de journées où les colotis se rassemblent traditionnellement, comme lors de la fête des voisins par exemple.

Informer le lieu de l’assemblée générale

La réunion doit être organisée dans un lieu adapté, par sa capacité, son accessibilité et les équipements dont il dispose. En fonction de la taille de l’ASL, l’assemblée générale peut être organisée chez un propriétaire membre de l’ASL, dans une salle des fêtes ou dans des bureaux réservés à cet effet. Le bureau devra s’assurer que les équipements nécessaires au bon déroulé de l’AG sont disponibles et en bon état de fonctionnement, auquel cas, il doit prévoir d’amener lui-même le matériel requis.

Définir les rôles de chacun des membres du bureau

Pour favoriser la gestion des missions lors de l’assemblée générale, les membres du bureau peuvent se répartir les différentes missions. Généralement, le président de l’ASL organise et anime la réunion tandis que le secrétaire se charge de prendre des notes et de rédiger le procès-verbal.

Certaines associations syndicales libres désignent également un modérateur, capable de gérer les discussions, de maintenir l’ordre et veiller au respect des statuts et de l’ordre du jour.

Renseigner les résolutions à faire voter

L’objectif d’une assemblée générale en ASL, est de permettre aux propriétaires de prendre des décisions de façon démocratique, en rapport avec l’association et les biens collectifs du lotissement.

L’ordre du jour

L'ordre du jour de la convocation doit englober tous les points essentiels nécessitant discussion et décision. Cela comprend notamment le budget, les futurs travaux envisagés, l’élection de nouveaux membres du bureau, le renouvellement ou non des contrats ainsi que le montant des appels à cotisations.

Les points à l'ordre du jour doivent être organisés de manière logique, en commençant par les sujets les plus urgents ou les plus importants.

Il peut être intéressant de prévoir un temps pour les questions diverses à la fin de la réunion.

Les documents annexes

Le bureau doit joindre à la convocation tous les documents nécessaires à la préparation de la réunion et à la prise de décision des colotis. Il est important de porter à leur connaissance les devis, factures importantes, lettre d’information ou synthèse des échanges avec des prestataires par exemple.

Préparer le budget

Le bureau doit intégrer à la convocation en assemblée générale les rapports et comptes rendus des activités financières de l’association syndicale libre pour l’année venant de s’écouler et celle à venir afin de les soumettre à validation par les colotis.

Ces documents doivent être précis et compréhensibles pour tous les membres.

L’État budgétaire

Avant d’envoyer la convocation, le bureau, généralement le trésorier, vérifie que l’état budgétaire ne comporte pas d’erreurs et l’incorpore à la convocation, pour le soumettre à l’approbation des propriétaires lors de l’assemblée générale.

Le budget présenté lors de l’assemblée générale doit détailler les différentes recettes et dépenses survenues depuis la dernière AG. L’état de trésorerie de l’ASL doit également être exposé.

Le budget prévisionnel

Ensuite le bureau présente le budget prévisionnel de l’ASL pour l’année à venir, lequel détaille le montant des dépenses et des recettes potentielles prévues pour l’exercice à venir. Ces dépenses peuvent être récurrentes, comme les abonnements en électricité ou en eau du lotissement, l’assurance en Responsabilité Civile ou les frais bancaires par exemple. Ou bien encore, exceptionnelles comme la coupe d’un arbre ou des travaux de voiries

Ce budget doit établir le solde prévisionnel de l’association syndicale libre en fonction du solde de trésorerie actuel et du montant des dépenses prévues. Cela détermine ensuite le montant de l’appel à cotisation de tous les propriétaires.

Le recouvrement des cotisations

Dans un souci de transparence, de nombreuses associations syndicales libres intègrent dans leur convocation un compte rendu de l’état de recouvrement des cotisations de leurs membres.  En communiquant clairement sur les montants collectés, les paiements en retard et les actions entreprises pour recouvrer les cotisations, l'ASL démontre sa gestion rigoureuse et responsable des ressources communes. Cette transparence permet également aux membres de comprendre l'impact financier des retards de paiement et de soutenir les mesures nécessaires pour y remédier.

Le déroulé de l’assemblée générale et le procès-verbal

Bien préparer ses convocations permet aux colotis de s’investir lors de l’assemblée général et donc de s’assurer que les propriétaires votent les résolutions en possédant toutes les informations nécessaires. Le bureau peut également adopter de bonnes pratiques lors de la tenue de l’AG concernant l’envoi du procès-verbal.

Le déroulé de l’assemblée générale

Une assemblée générale d’association syndicale libre commence toujours par l’appel des présents. En fonction de la taille de l’ASL, l’émargement peut se faire par pointage ou de façon classique à l’oral. Attention, en cas de procuration, le mandataire devra être inscrit comme présent.

Assurez-vous que tous les participants disposent des documents nécessaires à la réunion en format papier, présentés sur un écran ou vidéoprojecteur. Cela leur permettra de suivre les discussions et de participer activement.

Une fois l’accueil terminé, le président peut commencer à présenter chaque point à l’ordre du jour, animer les discussions qui les concernent et procéder aux votes des résolutions. Le bureau doit organiser la collecte et la comptabilisation des votes de manière transparente et rigoureuse, selon les modalités définies dans les statuts. Cela peut se faire à main levée, par bulletin secret ou par vote électronique par exemple. Les résultats doivent être annoncés de manière claire et précise.

Les temps de parole doivent être organisés de manière équitable. Il est important d’annoncer des limites afin que les débats ne se cristallisent pas autour d’une poignée de colotis. Il faut encourager les débats constructifs et veillez à ce que les discussions restent respectueuses et centrées sur les sujets à l'ordre du jour.

L’envoie du PV d’assemblée générale

Le procès-verbal d’assemblée générale est un document essentiel pour l’ASL. Il sert de preuve juridique des décisions prises par les membres de l’association.

Il doit inclure la liste des présents, un résumé des discussions, les décisions prises, les résultats des votes et les actions à entreprendre. Il doit être précis, complet et validé par les participants.

Le PV doit être communiqué à tous les membres de l'association syndicale libre, y compris les absents, dans le respect des délais prévus dans les statuts.

Conclusion

L'organisation rigoureuse et la préparation minutieuse de l'assemblée générale (AG) sont essentielles pour assurer la bonne gestion et l'administration efficace d'une Association Syndicale Libre (ASL). En respectant les délais légaux pour l'envoi des convocations et en fournissant des documents clairs et précis, le bureau facilite la participation active et éclairée des colotis.La définition préalable des rôles et des responsabilités au sein du bureau, ainsi que le choix d'un lieu et d'une date appropriés, contribuent au bon déroulement de l'AG. De plus, la transparence dans la présentation des budgets et des résolutions à voter renforce la confiance des membres et favorise des décisions démocratiques et responsables.