Plateforme de gestion ASL : Gérer en autonomie ses documents juridiques

Une Association Syndicale Libre (ASL) est une organisation qui a pour but de gérer et entretenir les espaces et équipements communs du lotissement. Elle est administrée par des membres bénévoles élus qui constituent le bureau. Ces bénévoles, dans le cadre de leurs missions, doivent gérer un certain nombre de documents juridiques importants. Depuis l’essor du digital, les plateformes dédiées aux ASL sont de plus en plus utilisées par les bureaux afin de simplifier et automatiser les différentes tâches, relativement chronophages. Ces outils digitaux évoluent constamment et permettent aujourd’hui d’optimiser la gestion et le partage des documents et des informations entre les colotis.

Les documents juridiques d’une ASL

Le cadre juridique d’une association syndicale libre est défini dans ses statuts. Le bureau doit s’assurer que tous les colotis, ses membres y compris, respectent les obligations inclues dans ce document.

Lors de la création de l’ASL, les statuts sont déposés en préfecture. Une fois validés, elle délivrera une attestation de déclaration avant de les transmettre au Journal Officiel des Associations (JO) qui s’occupera de les publier et d’acter la création de l’organisation. Ces deux documents sont essentiels pour les membres du bureau, ils permettent de prouver la création administrative de l’association.

Dans une association syndicale libre, toutes les décisions sont prises de façon démocratique, lors des assemblées générales (AG) durant lesquelles se déroulent les discussions et les votes des résolutions portées à l’ordre du jour. Pour organiser ces réunions, les membres du bureau doivent éditer et communiquer de nombreux documents :

• La convocation : Ce document doit être envoyé au minimum quinze jours avant la tenue de l’AG à tous les membres de l’ASL. Elle comporte les informations générales de la réunion comme la date, l’heure et le lieu. Elle informe notamment les colotis des résolutions à l’ordre du jour, de l’état budgétaire et du budget prévisionnel.
• Le procès-verbal : C’est le compte-rendu de l’AG. Il retranscrit les discussions et votes des résolutions ainsi que la liste des membres présents à la réunion. Il doit être envoyé à tous les colotis et archivé dans un registre spécifique, accessible à tout moment. Ce document fournit les preuves légales des prises de décisions de l’ASL.
•  L’appel à cotisations : En fonction du besoin de financement de l’association, les propriétaires votent le montant de l’appel de fonds nécessaire pour couvrir les dépenses prévues. Il est transmis à tous les membres et indique la somme devant être payée par chaque coloti, en fonction de la répartition prévue dans les statuts.

Dans le cadre de l’entretien des espaces collectifs et de l’administration de l’ASL, les membres du bureau doivent souscrire à des contrats d’abonnements comme l’assurance en Responsabilité Civile ou encore la fourniture d’énergie par exemple. La gestion des différents contrats est réalisée par le bureau qui doit surveiller les dates de renouvellement.

Enfin, le président doit tenir à jour le registre des membres de l’association et le modifier en cas de transfert de propriété d’un bien compris dans le périmètre de l’ASL.

La gestion des documents juridiques grâce à une plateforme dédiée

Pour faciliter la gestion des documents juridiques, de nombreux bureaux s’appuie sur des plateformes digitales dédiées, qui permettent l’édition, le stockage, le partage et l’envoi des informations.

Edition automatique des documents

Certaines plateformes dédiées à la gestion des associations syndicales libres permettent au bureau d’éditer et d’envoyer automatiquement aux colotis des documents juridiques récurrents, notamment dans le cadre de l’organisation des assemblées générales.

Les plateformes de gestion facilitent la rédaction des convocations aux AG, du procès-verbal et des appels de fonds. Elles permettent également l’envoi et l’archivage automatique de ces documents, constituant une preuve légale que les décisions ont été prises conformément aux statuts.

Pour le bureau, l’utilisation d’une plateforme spécialisée permet également de s’assurer de la conformité légale des documents transmis aux propriétaires. Ces outils garantissent à l’ASL et ses membres que le bureau respecte les obligations juridiques et réglementaires dans ses missions.

Le stockage et centralisation des documents

Les plateformes de gestion permettent de centraliser tous les documents juridiques de l'ASL en un seul endroit accessible à tous les membres autorisés.

Une Gestion Électronique des Documents (GED) est une espace de stockage, de centralisation et de partage des documents pour tous les membres de l’association. Elle permet un accès facile aux informations pour tous les colotis, qui peuvent accéder à tout moment et de n’importe où aux fichiers souhaités, sans avoir à passer par les membres du bureau.

Elle offre également une gestion plus pérenne de l’association syndicale libre, en sécurisant les documents et en évitant les possibles pertes de fichiers au format « papier ».

Dans certains cas, un espace dédié aux contrats avec les prestataires et fournisseurs est accessible. Cette base de données permet de suivre les différents contrats et dates d’échéances afin de mieux anticiper les renouvellements ou résiliations.

Tous ces éléments permettent de rendre la communication plus transparente entre le bureau et les colotis. Des propriétaires informés sont généralement plus investis dans la gestion de l’ASL, de ses infrastructures collectives et dans la vie du quartier. Une communication opaque peut être la cause de conflits internes entre les colotis, paralysant l’association dans sa mission d’entretien des espaces et équipements communs.

Conclusion

La gestion des documents juridiques au sein d'une association syndicale libre est une tâche essentielle mais souvent complexe pour les membres bénévoles du bureau. Les plateformes de gestion dédiées aux ASL offrent des solutions numériques efficaces pour simplifier et automatiser ce pilotage. Grâce à ces outils, les documents juridiques comme les convocations, les procès-verbaux et les appels à cotisations peuvent être édités, partagés et archivés de manière automatisée, garantissant ainsi leur conformité légale.

De plus, la centralisation et le stockage sécurisé des documents via une GED améliorent l’accessibilité et la pérennité des informations. Les colotis peuvent accéder facilement aux documents, ce qui favorise une communication transparente et une meilleure implication dans la gestion de l'association.