Les obligations de l'ASL en cas de sinistre déclaré au sein du lotissement

Une Association Syndicale Libre (ASL) regroupe tous les propriétaires au sein d’un lotissement autour d’un objectif commun : la gestion et l’administration des espaces et équipements communs dont l’association est propriétaire. Cette mission impose donc à ses membres de répondre à de nombreuses responsabiltés, notamment dans le cadre de sinistres déclarés de ses infrastrcutures. L’ASL, par l’intermédiaire des membres de son bureau, son organe de gouvernance, doit suivre certaines procédures spécifiques pour assurer la sécurité de tous les colotis, limiter les dégâts et coordonner efficacement les réparations en cas de besoin. Il est donc primordial pour les membres bénévoles du bureau de maîtriser ces procédures.

Les sinistres auxquels peu faire face une ASL

En tant que propriétaire des infrastructures collectives du lotissement, c’est l’association syndicale libre et plus précisement les membres du bureau qui doivent gérer les démarches administratives en cas de sinistres concernant ces espaces et/ou équipements.

Les espaces et équipements communs du lotissement

La liste des espaces et équipements communs d’une ASL varie en fonction de chaque lotissement. On retrouve généralement des infrastructures présents dans la grande majorité des associations syndicales libres comme les voiries, les candélabres, des places de parking ou des espaces verts par exemple. Certains équipements, plus spécifiques peuvent également être présents dans le lotissement, tels qu’un portail, une pompe de relevage, un bassin de rétention, une aire de jeux ou un terrain de pétanque par exemple.

Les sinistres possibles au sein de l’ASL

Les sinistres peuvent varier en nature et en gravité, mais les plus courants incluent :

• Incendies : Destruction partielle ou totale de biens.
• Dégâts des eaux : Inondations ou fuites d'eau importantes.
• Tempêtes et intempéries : Dommages causés par le vent, la pluie ou la neige.
• Vandalisme : Dégâts intentionnels causés aux biens communs.

Certains sinistres peuvent ne pas être couverts par l'assurance de l'ASL, en fonction des termes du contrat. Il est crucial de bien connaître les conditions des assurances pour savoir quels types de dommages sont inclus ou exclus.

Les types d’assurances pour les ASL

La seule assurance obligatoire pour les associations syndicales libres est l’assurance en Responsabilité Civile (RC) qui permet de couvrir l’ASL en cas d’incident d’un tiers avec les infrastructures communes du lotissement.

Bien qu’elles ne soient pas obligatoires, certaines assurances complémantaires sont fortement recommandées, que ce soit pour protéger les membres du bureau, les intérêt de l’association syndicales libres ou les infrasctrutres collectives. On peut notamment citer :

• L’assurance en Résponsabilité Civile pour les membres du syndic bénévole
• L’assurance risque dommage
• L’assurance de protection juridique

Pour mettre en place ses assurances, le bureau doit dans un premier temps les valider par un vote, au même titre que les autres contrats, lors d’une assemblée générale.

Les obligations de l’ASL en cas de sinistres déclarés

En cas de sinistres déclarés au sein du lotissement, les membres de l’association syndicale libre et notamment le président et ses collègues du bureau doivent agir vite afin de gérer ce problème rapidement et éviter des dégâts encore plus importants.

Déclarer le sinistre et sécuriser les lieux

La première obligation de l'association syndicale libre est de sécuriser les lieux pour éviter tout danger supplémentaire pour les colotis ou un effet « boule de neige » concernant la dégradation des infrastructures collectives. En fonction du type d’incident, il peut être primordial de :

• Évacuer les personnes présentes sur les lieux afin d’assurer leur sécurité, qu’ils soient colotis et visiteurs.
• Mettre en sécurité des biens pour protéger les infrastructures communes et individuelles risquant des dommages supplémentaires.
• Déclarer le sinistre

Une fois les lieux sécurisés, le président doit déclarer le sinistre à l’assureur de l’association syndicale libre dans les plus brefs délais. Cette déclaration doit notamment inclure :

• La date et l'heure du sinistre.
• Une description détaillée des dommages.
• Les circonstances du sinistre. 

En parallèle, les colotis doivent être informés rapidement des événements et des mesures prises. Une communication claire et transparente est essentielle pour maintenir la confiance et la coopération au sein du lotissement.

Les échanges avec l’assureur et la gestion post-sinistre de l’ASL

Une fois le sinistre déclaré auprès de l’assureur, celui-ci désigne généralement un expert pour évaluer les dommages. L'ASL doit faciliter l'accès aux lieux et fournir toutes les informations nécessaires à l'expert.

Si l’incident entraîne un besoin de réparations, les membres du bureau doivent choisir un ou plusieurs prestataires qualifiés afin de remettre en état les biens sinistrés.

Cela peut inclure des entreprises de construction, des plombiers, des électriciens, etc. Il est recommandé de demander plusieurs devis pour garantir des travaux de qualité à un prix raisonnable. Attention toutefois, selon les statuts et la nature des réparations, une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire devra être organisée afin de discuter et voter les mesures à prendre, approuver des dépenses supplémentaires ou décider des modalités de reconstruction.

En ce qui concerne la gestion financière post-sinistre, le bureau doit suivre le processus d'indemnisation auprès de l'assureur. Cela inclut la collecte des documents nécessaires, le suivi des évaluations d'experts et la vérification des paiements.

Evidemment,il est crucial de maintenir une communication régulière avec les colotis tout au long du processus de gestion du sinistre que ce soit au sujet des étapes franchies, des décisions prises, des délais estimés pour les réparations ainsi que des fonds reçus de l’assureur et de leur utilisation.

Les bonnes pratiques à mettre en place pour une gestion efficace des sinistres

En cas de sinistre au sein du lotissement, les colotis peuvent se servir de cette malheureuse expérience afin de mettre en place un plan de prévention afin de limiter les risques que cela se produise une nouvelle fois. Il est notamment recommandé pour les membres de la gouvernance bénévole de revoir les contrats d’assurance afin de vérifier qu’ils garantissent une couverture adéquat pour tous les risques potentiels. Il peut s’avérer nécessaire d’ajuster certaines polices pour inclure des protections supplémentaires.

Un plan de gestion des risques peut également être élaborer, toujours dans l’objectif de prévenir au maximum et d’améliorer la gestion des potentiels futurs sinsitres. On peut y intégrer des procédures pour l'évacuation, la sécurisation des biens, la communication avec les colotis et la déclaration des sinistres par exemple. Ce plan de gestion des risques devra s’accompagner d’une formation pour tous les colotis, pouvant passer par des sessions de groupe ou des exercices pratiques plus ou moins réguliers.

Enfin, il est important pour le président de l’association syndicale libre de conserver une documentation détaillée de toutes les actions entreprises lors de la gestion d'un sinistre, que ce soit les décalarations, les rapports d’experts, les différents devis et factures par exemple. Cela facilitera les démarches administrives et les différents audits tout en conservant des preuves des démarches et échanges efféctuées dans le cadre de la gestion des sinistres.