Faciliter la circulation de l'information grâce à une plateforme en ligne

La gestion d'une Association Syndicale Libre (ASL) implique la coordination de nombreuses tâches administratives et la communication avec divers acteurs. Traditionnellement, cette gestion repose sur des réunions en présentiel et des échanges de documents papier ou par email, ce qui peut s'avérer chronophage et difficile pour organiser un suivi efficace. Cependant, avec l'évolution des technologies numériques, une nouvelle solution se présente : les plateformes en ligne dédiées aux ASL.

Les échanges dans une ASL

Les échanges entre les membres d'une association syndicale libre sont fondamentaux pour assurer une gestion participative et transparente. Ils permettent de partager des informations, de débattre des décisions à prendre et de recueillir les avis et propositions de chacun. Ces interactions se déroulent souvent lors des assemblées générales, mais aussi à travers des réunions informelles, des communications électroniques ou des échanges directs entre colotis. Une communication ouverte et régulière favorise la cohésion et renforce la confiance entre les membres, contribuant ainsi à une administration efficace et harmonieuse de l'association.

Il est donc essentiel pour le bureau de faciliter l'accès des colotis aux informations importantes et de leur permettre de participer facilement aux assemblées générales, entre autres.

Les défis de la communication traditionnelle dans les ASL

Avant l’essor de la technologie et du digital, les membres des associations syndicales libres communiquaient de façon traditionnelle, avec des échanges écrits sur papier ou en email classique.

La complexité des échanges papier et email

Les ASL doivent souvent gérer une grande quantité de documents : convocations et procès-verbauxd’assemblée générale, budgets, devis, statuts, déclaration en préfecture, attestation de publication au Journal Officiel etc.

La communication par email ou papier entraîne plusieurs défis :

• Perte de documents : Les documents papier peuvent être égarés, et les emails importants peuvent se retrouver noyés dans une boîte de réception saturée.
• Temps de réponse : Les échanges par email peuvent entraîner des délais de réponse, retardant la prise de décision.
• Traçabilité : Suivre l'historique des communications et des décisions peut s'avérer complexe sans un système de gestion centralisé.

Les réunions en présentiel : un défi logistique

Les réunions en présentiel, bien que nécessaires, peuvent poser des problèmes logistiques :

• Disponibilité des membres : Trouver un créneau commun pour tous les membres peut être difficile.
• Distance : Les déplacements peuvent être contraignants, surtout pour les membres dont la résidence principale n’est pas sur le lotissement.
• Coût : L'organisation de réunions régulières peut engendrer des coûts supplémentaires.

Les avantages d'une plateforme en ligne pour les ASL

Depuis quelques années, le développement du digital s’est aussi orienté vers les associations syndicales libres et les défis qu’elles rencontrent, notamment au sujet de l’automatisation et la simplification des missions chronophages et de la communication entre les membres.

Centralisation de l'information

Certaines plateformes dédiées aux ASL permettent de centraliser toutes les informations pertinentes en un seul endroit, au travers d’une Gestion Électronique des Documents (GED) :

• Accès facilité : Les membres peuvent accéder aux documents à tout moment, de n'importe où, sans avoir à le demander aux membres du bureau.
• Organisation : Les documents peuvent être classés de manière structurée, facilitant leur recherche et leur consultation.
• Historique : Toutes les communications et décisions sont archivées, notamment les procès-verbaux des assemblées générales, assurant une traçabilité nécessaire.

Réduction des délais de communication

Avec une plateforme en ligne, les délais de communication peuvent être considérablement réduits :

• Envoi automatisé des documents : Le bureau peut, en quelques clics, communiquer les convocations, procès-verbaux ou encore reçu de paiement aux colotis sans avoir à les envoyer par courrier ou par email à chacun.
• Collaboration en temps réel : Les membres peuvent collaborer sur des documents en temps réel, évitant les allers-retours d'emails.

Amélioration de la participation

Les plateformes en ligne favorisent une participation plus active des membres aux assemblées générales et à gestion de l’ASL :

• Accessibilité : Les membres peuvent participer à distance aux assemblées générales, ou voter directement en ligne les résolutions à l’ordre du jour sans avoir à se déplacer.
• Transparence : La disponibilité de toutes les informations renforce la transparence, incitant à une plus grande participation.

 Suivi des envois des informations

Le suivi des envois de convocation, de procès-verbaux et d’appel à cotisation fait partie des missions du bureau, qui doit s’assurer que tous les colotis ont pris connaissances de ces documents. Les plateformes dédiées aux ASL peuvent proposer un traçage de l’envoi des documents administratifs vers les propriétaires afin de suivre s’ils les ont reçus et ouvert.

Fonctionnalités de la plateforme ASL Community

La plateforme ASL Community permet de répondre à l’essentiel des défis que rencontrent les colotis dans l’administration de leur association syndicale libre ainsi que dans leur communication entre eux. Elle permet aux membres du bureau d’automatiser et simplifier la gestion, trop souvent, chronophage de l’ASL.

Elle permet la rédaction, l'édition, l'envoi et le suivi des convocations, des procès-verbaux d'assemblées générales et des appels à cotisations. Les résolutions à l'ordre du jour peuvent être votées en ligne, facilitant ainsi la participation de tous les membres. La gestion des cotisations est automatisée, avec des relances simplifiées pour les retardataires, garantissant une gestion financière efficace. Une GED (Gestion Électronique des Documents) est intégrée pour le stockage, la centralisation et le partage des documents importants. La plateforme propose également des univers de partage tels que co-bio, co-services et co-partages, visant à renforcer la vie de quartier, promouvoir les services de proximité et organiser des activités intergénérationnelles, créant ainsi une communauté dynamique et solidaire.

Conclusion

L’utilisation d'une plateforme digitale dédiée à la gestion des associations syndicales libres, comme ASL Community permet de simplifier significativement l’administration et les échanges entre les colotis. En centralisant les informations, en automatisant la gestion des convocations, des procès-verbaux et des cotisations, et en facilitant la participation des membres, ces solutions numériques résolvent efficacement les défis de la communication traditionnelle dans les ASL.