Cas client : Relancer la participation aux assemblées générales : une gouvernance revitalisée grâce à ASL Community

Une association syndicale libre de 50 lots située dans un lotissement résidentiel récent, était confrontée à une difficulté fréquente : une baisse continue de la participation aux assemblées générales.

Moins d’un tiers des colotis prenaient part aux votes, mettant en péril l’atteinte du quorum et ralentissant, voire bloquant dans les situations les plus critiques, la prise de décision.

ASL Community, grâce à sa plateforme numérique dédiée à la simplification et à l’automatisation de la gestion des ASL, a accompagné le bureau pour structurer son organisation et optimiser la tenue des assemblées générales.
L’utilisation des convocations dématérialisées et du vote en ligne a permis de faire progresser rapidement la participation de 28 % à 72 %, rétablissant une dynamique collective et des décisions pleinement légitimes.

Contexte et enjeux :

L’association syndicale libre gère et administre les espaces et équipements communs d’un lotissement récemment livré : espaces verts, voiries, éclairage collectif, pompe de relevage etc ...

Malgré un climat collectif solidaire au sein des colotis, le bureau constatait depuis plusieurs années une participation en baisse lors des assemblées générales.

Les convocations papier, perçues contraignantes, la complexité des ordres du jour et la difficulté d’être présent physiquement le jour de l’assemblée, notamment pour les résidents secondaires, décourageaient la majorité des membres de l’ASL.

L’enjeu principal était donc de rétablir la participation à ces réunions pour garantir la validité et la légitimité des décisions votées en assemblées générales.

Problèmes rencontrés par l’ASL

L’analyse a permis d’identifier plusieurs causes concrètes de cette désaffection :

• Une faible implication des colotis, due à un manque d’informations et compréhension des enjeux sur les sujets traités et le fonctionnement de l’association,
• Des procédures administratives lourdes et chronophages, notamment pour l’envoi des convocations et des procès-verbaux, ainsi que l’obligation d’une présence physique lors des assemblées générales.
• Une communication limitée entre le bureau et les autres membres de l’ASL,
• L’impossibilité de voter à distance, ou de se faire représenter simplement.

Cette situation empêchait l’association syndicale libre de prendre des décisions essentielles dans des délais raisonnables, générant frustration, surcoûts financiers et démotivation au sein du bureau.

La solution mise en œuvre par ASL Community

ASL Community a déployé, grâce à sa plateforme numérique dédiée et à une mise à jour des statuts, une modernisation complète du processus d’organisation et de tenue des assemblées générales, articulée autour de quelques étapes clés :

• Un ajustement des règles de majorité et de quorum, la mise à jour des modalités d’envoi des convocations et des procès-verbaux, ainsi que l’intégration du vote en ligne dans les statuts.
• La création d’un accès personnel pour les colotis sur la plateforme ASL Community, lui permettant de consulter les documents et l’historique des assemblées générales, de régler directement ses cotisations et de voter les résolutions à distance.
• L’utilisation des outils d’aide à l’organisation et à la tenue de l’AG depuis la plateforme, incluant l’envoi automatique des convocations et des PV, avec suivi de leur réception.
• La formation du bureau, afin de garantir une prise en main efficace de l’outil et la bonne application des processus.

Résultats observés

En quelques assemblées générales, les membres du bureau ont constaté une évolution nettement positive :

• Le taux de participation est passé de 28% à 72%,
• Le quorum est systématiquement atteint, permettant de valider la conformité des décisions,
• Une mise en œuvre rapide des projets collectifs validés lors des AG,
• Une réduction des coûts, notamment grâce à la suppression des envois papier,
• Une charge de travail réduite pour le bureau, lui permettant de se concentrer sur d’autres missions avec plus de valeur ajoutée. 

Les colotis ont salué la simplicité d’accès et la clarté des informations, se sentant ainsi davantage impliqués dans la vie de l’association.

Témoignage du président de l’ASL :

Le président de l’ASL concernée, qui a souhaité rester anonyme, témoigne des bénéfices de cette collaboration : « Grâce à la plateforme ASL Community, la quasi-totalité des membres de l’association se sentent plus concernés et impliqués lors des assemblées générales. La possibilité de voter en ligne a permis aux résidents, qui n’habitent pas au sein du lotissement tout au long de l’année, de participer même à distance et de faire entendre leur voix. Nos missions au quotidien sont simplifiées et nos projets collectifs avancent enfin beaucoup plus rapidement. »