Les bonnes pratiques à adopter pour une AG réussie dans votre association syndicale libre

L’assemblée générale (AG) est un moment central dans la vie d’une Association Syndicale Libre (ASL). C’est l’occasion de faire le point sur la gestion, de faire valider par un vote les différentes actions à venir et de maintenir la transparence avec les membres. La réussite de ce rendez-vous est donc primordiale pour garantir une gestion pérenne de l’association et de ses infrastructures tout en maintenant une qualité de vie agréable au sein du lotissement.

Certaines pratiques permettent de favoriser la bonne tenue de cette réunion, de garantir son efficacité ainsi que d’éviter de la transformer en moment de tension et de confusion.

L’organisation de l’assemblée générale

La réussite d’une assemblée générale repose avant tout sur son anticipation par les membres du bureau et les colotis. Une bonne organisation est donc essentielle pour favoriser la participation des membres et garantir des discussions efficaces le jour de l’AG. Pour faciliter son organisation et la répartition des tâches, les membres du bureau sont encouragés à lister toutes les actions à réaliser, à les renseigner dans un calendrier et se les répartir. Cela permet une meilleure efficacité, facilite le respect des délais et évite les précipitations qui peuvent avoir des conséquences négligeables sur la tenue du rassemblement.

Planifier et communiquer la réunion en amont

Plus l’assemblée générale est préparée en amont, plus il est simple pour les invités de s’y préparer. Le choix de la date et de l’heure doit convenir au plus grand nombre. Il est préférable d’éviter les périodes de vacances scolaires et les horaires de travail. Il est conseillé au président de communiquer, avant l’envoi des convocations, le jour choisi pour organiser l’AG. Cela permet de savoir rapidement la disponibilité des membres et de pouvoir s’adapter, quitte à sélectionner une autre date plus adaptée à leurs dispositions.

Une fois la date fixée, le bureau doit trouver et réserver un lieu adapté, si l’AG se fait en présentiel, ou créer le lien de visioconférence. Il faut s’assurer que le lieu sélectionné dispose des conditions nécessaires pour le bon déroulé de la réunion, notamment concernant son accessibilité et les équipements dont il dispose.

La convocation

 La convocation à l’assemblée générale est encadrée par les statuts de l’ASL. Ce document officiel doit respecter les normes imposées, notamment au sujet de son contenu et des modalités d’envoi.

Elle doit mentionner les informations générales (nature de l’AG, date, heure et lieu ou lien de visioconférence) et présenter un ordre du jour précis et structuré afin d’éviter les disgressions et de rallonger inutilement la durée de la réunion avec des débats qui n’ont pas lieu d’être. Il est intéressant de recueillir en amonts les propositions des membres pour inclure et partager leurs préoccupations ensemble.

Nous vous conseillons également de communiquer l’état budgétaire, qui recense les opérations financièresqui ont eu lieu depuis la dernière assemblée générale, ainsi qu’un budget prévisionnel. Cela renforce la transparence envers les colotis et leur permet de prendre des décisions éclairées et en connaissant tous les éléments nécessaires. Vous pouvez également ajouter des pièces-jointes si nécessaire, comme des devis ou des lettres d’informations par exemple.

Une fois la convocation rédigée avec soin, son envoi aux membres de l’association syndicale libre doit respecter les modalités prévues dans les statuts. Il est notamment imposé un délai minimum entre l’envoi des convocations et la tenue de l’AG, généralement de 15 jours. La majorité des statuts prévoient un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ou par email avec suivi de réception.

Il est essentiel de respecter les modalités définies par les statuts sous peine d’envoyerune convocation non conforme, qui pourra être réfutée, annulant les décisions votées lors de l’assemblée générale.

La tenue de l’AG

Afin de maintenir l’efficacité de l’assemblée générale et s’assurer qu’elle remplisse ses objectifs, le bureau doit veiller au bon respect des statuts et encadrer les débats. En cas de manquement, des décisions risquent d’être contestées et des conflits peuvent émerger.

Respecter les statuts

Lors de l’assemblée générale, le bureau doit se montrer attentif au respect des statuts, notamment lors de l’appel des participants et du vote des résolutions. Il doit particulièrement être vigilant au sujet de :

• Le nombre de pouvoirs détenus par les membres : les colotis, en cas d’impossibilité d’être présent lors de l’AG, peuvent décider de se faire représenter par un tiers. Néanmoins, certains statuts imposent une limite de personnes représentées pour une seule et même personne. Il faut donc s’assurer que ce nombre soit respecté.
•  La répartition des droits de vote : lors de la validation des résolutions, le bureau doit prendre en compte la répartition des droits de vote prévue dans les statuts. Plusieurs cas de figure existent (généralement 1 lot = 1 voix ou 1 logement = 1 voix) et un nombre maximum de voix par personne peut être définie afin d’éviter qu’un seul coloti soit majoritaire vis-à-vis de l’ASL dans sa globalité.
•  Les règles de majorité et de quorum : les statuts peuvent définir un nombre minimum de participant au vote pour que les résolutions soient adoptées ainsi que des règles de majorité spécifique en fonction de la nature de l’assemblée générale, à savoir ordinaire ou extraordinaire. Le bureau doit respecter ces règles afin d’éviter de prendre des décisions non-conformes et contestables juridiquement parlant.

Le respect des règles de fonctionnement de l’association syndicale libre est primordial pour assurer la conformité de l’assemblée générale et des résolutions votées durant celle-ci. En cas de manquement, les décisions prises peuvent être contestées et réfutées.

Encadrer les débats

Afin d’éviter que les échanges s’éternisent et que les discussions sortent du cadre défini dans l’ordre du jour de la convocation, il est important d’organiser les temps de paroles de manière équitable et efficace. Le bureau peut annoncer des limites de temps lors des échanges au sujet des différentes résolutions. Il doit également recentrer les débats quand ceux-ci commencent à s’éloigner du sujet de base.

Évidemment, il faut encouragerles discussions constructives, être à l’écoute et compréhensif des colotis et savoir prendre le temps d’expliquer en détail les résolutions le nécessitant si besoin.

L’envoi du procès-verbal et de l’appel à cotisations

Une fois l’assemblée générale terminée, le bureau doit envoyer le procès-verbal et l’appel à cotisation à tous les membres de l’ASL, y compris ceux qui n’étaient pas présents lors du rassemblement.

L’envoi du PV

Le procès-verbal (PV) est le document officiel qui consigne les décisions prises pendant l’AG. Il doit être précis et complet. Son envoi et son archivage, comme pour les convocations, doit respecter les modalités prévues dans les statuts.

Le PV d’AG doit mentionner la liste des participants présents et ceux représentés, les résultats des votes des résolutions ainsi qu’un résumé des discussions qui ont eu lieu pour chaque point abordé. Il faut impérativement le rédiger de façon complète et précise car c’est ce document qui justifiera d’un point de vue juridique les décisions prises par l’ASL et leur mise en application par le bureau.

Généralement, il est demandé au membre de la gouvernance d’archiver les procès-verbaux dans un espace dédié, accessible à tous les colotis.

Les appels à cotisations

Le montant des appels à cotisations doit être validé lors de l’assemblée générale en prenant en compte les ressources pécuniaires dont dispose l’association syndicale libre ainsi que ses besoins financiers pour l’année à venir en fonction des charges courantes et des actions adoptées lors du vote des résolutions.

Le montant des cotisations des membres et leur recouvrement doit respecter les modalités de répartition des charges ainsi que les modalités de paiement définies dans les statuts.

Mettre en application les décisions adoptées

Une AG réussie ne s’arrête pas à la clôture de la réunion. Le bureau doit mettre en application les résolutions adoptées lors des votes. Ses membres peuvent s’attribuer les différentes missions et les intégrer dans un calendrier partagé afin de gagner en efficacité, organisation et transparence. En communiquant régulièrement sur l’avancement des projets avec les colotis, ils améliorent la compréhension des colotis et évitent l’apparition de différends pouvant, à termes, paralyser la gestion de l’ASL et de ses espaces et équipements communs.

Améliorer la participation et l’organisation de l’AG grâce à une plateforme dédiée

Pour améliorer la participation et l’organisation de son assemblée générale, les membres du bureau peuvent opter pour l’utilisation d’une plateforme dédiée à la gestion des associations syndicales libres, comme ASL Community.

Notre plateforme permet notamment de générer et d’envoyer automatiquement par mail la convocation et le procès-verbal, avec un système de suivi de réception pour s’assurer que tous les colotis ont bien pris connaissance de ces documents.

Son interface intuitive, permet de faire simplement l’émargement des membres et de renseigner les résultats des votes des résolutions, en respectant la répartition des droits, et des compléments d’information si besoin.

Les cotisations, une fois leur montant renseigné, peuvent être fractionnées et envoyées automatiquement aux membres. Un outil de suivi spécifique permet ensuite de reporter automatiquement ou manuellement le paiement des cotisations de chaque coloti.

Enfin, le PV d’AG est archivé directement sur la plateforme, dans un espace accessible à tout moment depuis l’interface personnelle de chaque membre de l’ASL.

Conclusion :

Une assemblée générale bien organisée est essentielle pour assurer la transparence et l’efficacité de la gestion d’une association syndicale libre. En respectant les bonnes pratiques, de la convocation conforme aux statuts jusqu’à l’application des décisions votées, vous garantissez un cadre serein et productif à cet événement clé.